KalonTP et sa Transformation Numérique : De la Gestion Excel à un Outil Sur Mesure pour une Productivité Accrue
Dans le monde de l’entreprise, l’accès rapide et efficace à des informations cruciales est essentiel.
Avant notre intervention, KalonTP était confrontée à un défi majeur : la gestion de ses données sur les employés et les formations reposaient entièrement sur un fichier Excel. Cette approche, bien qu’utilisée depuis des années, présentait des limitations évidentes. L’absence d’accès à distance, l’impossibilité de suivre les modifications en temps réel et l’incapacité à mettre en place des alertes par e-mail constituaient des obstacles à l’efficacité de l’entreprise. Face à ces défis, KalonTP a décidé de prendre un virage technologique en créant un outil sur mesure basé sur WordPress.
1. De l'Excel à la Gestion Centralisée des Employés
Le passage de la gestion des employés et des formations d’Excel à un système centralisé sur mesure a constitué un changement majeur pour KalonTP. Avant, l’accès aux informations essentielles était entravé par le manque d’accessibilité à distance. Cette transition a permis de mettre fin à ce problème, offrant un accès à ces données vitales de n’importe où et à tout moment.
L’outil sur mesure de KalonTP a permis de centraliser la gestion de ses employés. Chaque profil d’employé inclut des informations essentielles telles que l’antenne d’affectation, le type de poste, des photos, les dates de visite médicale, et bien plus encore. La centralisation de ces données a grandement simplifié la gestion des effectifs et a facilité l’accès en temps réel à des informations cruciales.
2. Gestion des Formations Facilitée
L’outil sur mesure a également permis à KalonTP de gérer de manière efficace les formations. Les formations, qu’il s’agisse de permis de conduire ou de formations spécifiques à un métier particulier, sont maintenant organisées et classées par catégories. Cette nouvelle organisation a considérablement simplifié la gestion et l’attribution des formations aux employés, garantissant que chaque membre du personnel possède les compétences nécessaires.
3. Assignation Simplifiée des Formations
L’interface de gestion a été repensée pour permettre à KalonTP d’assigner rapidement et efficacement des formations à ses employés. Cette fonctionnalité a eu un impact positif sur la gestion des ressources humaines, en veillant à ce que chaque employé reçoive les formations requises, améliorant ainsi la sécurité et renforçant la conformité réglementaire.
4. QR Code Unique par Employé
Un élément unique de cet outil sur mesure est la génération de QR codes uniques pour chaque employé. Ces QR codes permettent un accès direct à une page dédiée. Cette page affiche en temps réel les formations attribuées à chaque employé, ce qui constitue un atout majeur pour une gestion proactive et transparente des formations.
L’introduction des QR codes uniques a été une véritable innovation pour KalonTP. Les employés portent ces codes sur leur casque, permettant aux caméras de les scanner. Cette technologie permet de vérifier instantanément si un employé est qualifié pour intervenir sur un chantier en fonction de ses qualifications et formations, renforçant la sécurité sur le terrain et simplifiant les processus de contrôle.
5. Traçabilité des Modifications et Transparence Totale
Un autre point positif de l’outil sur mesure est la possibilité de suivre l’historique des modifications apportées aux données. Contrairement à l’ancienne méthode d’Excel, où les modifications n’étaient pas enregistrées de manière transparente, cette nouvelle solution garantit une traçabilité complète, renforçant ainsi la transparence et la sécurité des données.
6. Alertes par E-mail pour une Gestion Plus Proactive
Une autre amélioration notable est la mise en place d’un système d’alertes par e-mail. KalonTP peut désormais recevoir des alertes concernant les formations à venir, à 6 mois, 3 mois et 1 mois avant la date d’expiration. Cette fonctionnalité a considérablement renforcé la gestion proactive des formations, aidant l’entreprise à rester conforme aux réglementations en vigueur.
En résumé, la transformation numérique entreprise par KalonTP souligne l’importance de l’adaptation aux technologies modernes pour améliorer la gestion des ressources humaines et garantir la sécurité et la conformité. Cette évolution démontre également comment une entreprise peut évoluer en passant d’anciennes méthodes à des solutions sur mesure innovantes pour une gestion plus efficace de ses ressources humaines.